Datenschutzhinweise

Datenschutzinformation zum Promotionsverfahren

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Promotionsverfahrens verarbeiten. Darüberhinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie unter: https://www.promotionsverband-bw.de/datenschutz

 

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist der:

 

Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg
Hospitalstraße 8
70174 Stuttgart
Tel. 0711-995281-77
E-Mail: info(at)promotionsverband-bw.de    

 

Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

 

E-Mail: datenschutz(at)promotionsverband-bw.de 

Website: https://www.exacon-gmbh.de

 

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

 

Durchführung des Promotionsverfahrens

Art und Zweck der Verarbeitung:

Der Promotionsverband verarbeitet Ihre Daten, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben der des Promotionsverbands erforderlich ist und keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person dem gegenüberstehen. Der Promotionsverband verarbeitet die Daten für seine Verwaltungszwecke, insbesondere im Rahmen des Annahmeverfahrens, des Prüfungsverfahrens und des Promotionsverfahrens. In diesem Zusammenhang erfolgt auch eine elektronische Verarbeitung von personenbezogenen Daten mittels der durch den Promotionsverband verwendeten Informationstechnik. Die Datenverarbeitung umfasst dabei die folgenden Zwe >Annahme als Doktorand/in, Annahmeprozess mit Überprüfung der Anforderungen

• Eröffnung, Durchführung und Beendigung des Promotionsverfahrens

• Prüfungsverfahren

• Verleihung des Doktortitels

• Unterrichtung der betreuenden Hochschule über die Annahme von Promovierenden

• Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses, insbesondere durch Beratung, Information und Einladung zu Veranstaltungen sowie die Vergabe von Promotionspreisen

• Alumni-Arbeit, insbesondere durch Information und Einladung zu Veranstaltungen

• Qualitätssicherung, Evaluation

• Hochschulstatistik

• Archivierung

• Sicherstellung des Betriebs der IT-Systeme, auf denen die Daten gespeichert werden, und der Integrität der gespeicherten Daten

 

Der Promotionsverband nutzt Ihre personenbezogenen Daten zur Ansprache im Rahmen der Promotionsprozesse. Zu allen Aspekten des Promotionsverfahrens sprechen wir Sie ohne gesonderte Einwilligung z.B. schriftlich, telefonisch, per E-Mail an, je nachdem, welche Kontaktdaten Sie angegeben haben.

 

Datenkategorien:

Es werden ausschließlich Daten verarbeitet, die zur Durchführung des Promotionsverfahrens erforderlich sind. Im Rahmen des Promotionsverfahrens ist die Verarbeitung der folgenden Daten/ Datenkategorien erforderlich:

 

• Familienname und Geburtsname (falls abweichend),

• vollständige Vornamen, in der Schreibweise des amtlichen Identitätsdokuments,

• Anschrift,

• E-Mail-Adresse,

• Geschlecht,

• Geburtsdatum,

• Staatsangehörigkeit, weitere Staatsangehörigkeit,

• Land, Kreis und Jahr des Erwerbs sowie Art der Hochschulzugangsberechtigung, bei Erwerb der Hochschulzugangsberechtigung außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat des Erwerbs,

• Bezeichnung der Hochschule sowie Semester und Jahr der Ersteinschreibung für ein Studium, bei Ersteinschreibung an einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der Hochschule,

• Art, Fach, Semester, Monat und Jahr des bereits abgelegten Prüfungsabschlusses sowie Prüfungserfolg und Gesamtnote abgelegter Prüfungen,

• Hochschule, an der der vorherige Abschluss erworben wurde, bei Erwerb des vorherigen Abschlusses außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat, in dem der vorherige Abschluss erworben wurde,

• Art der Promotion (insbesondere, ob die Promotion in Kooperation mit einer anderen Einrichtung erfolgt),

• Promotionsfach,

• Art der Registrierung als Promovierende oder Promovierender (insbesondere Erstregistrierung, Neuregistrierung, aktive Fortsetzung, Unterbrechung, Beurlaubung, erfolgreicher Abschluss der Promotion, Abbruch der Promotion),

• Immatrikulation als Promotionsstudierende oder Promotionsstudierender bzw. ob eine Befreiung vorliegt,

• Datum des Promotionsbeginns (Zeitpunkt der schriftlichen Bestätigung über die Annahme als Doktorandin oder Doktorand),

• Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm

• Beschäftigungsverhältnis an der Hochschule und

• Art der Dissertation (insbesondere, ob es sich um eine Monographie oder um eine kumulative Dissertation handelt).

 

Die für die Annahme vorzulegenden Unterlagen ergeben sich aus der Rahmenpromotionsordnung und der Promotionsordnungen der Forschungseinheiten. Der Promotionsverband ist dazu berechtigt, die Vorlage von Originalen oder öffentlich beglaubigten Kopien von Unterlagen einzufordern.

 

Zudem werden zu Verwaltungszwecken personenbezogene Merkmale vergeben, wie Identitätsnummer (z.B. Registrierungs-, Promovierendennummer), Dissertationsnummer.

 

Rechtsgrundlage:

Die Datenverarbeitung zur Durchführung des Promotionsverfahrens erfolgt zur Aufgabenerfüllung des Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO und § 4 LDSG (BW) in Verbindung mit § 38 Abs. 4 LHG und §2 Abs. 4 PVPromVO. Zudem gilt die Satzung des Promotionsverbandes der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg über die Verpflichtung zur Angabe von personenbezogenen Daten sowie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Aufgaben des Verbandes.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Nach Maßgabe der einschlägigen Promotionsordnung werden im Rahmen der Durchführung des

Promotionsverfahrens Ihre Dissertation sowie die Gutachten zu Ihrer Dissertation an der

einschlägigen Forschungseinheit zur Einsicht durch Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer sowie durch

Prüfungskommissionsmitglieder ausgelegt.

 

Die Annahme als Doktorandin oder Doktorand verpflichtet die betreuende Hochschulen gemäß § 38 Abs. 5 LHG zur wissenschaftlichen Betreuung. Gemäß §3 Abs. 3 Satzung des Promotionszentrums erfolgt eine Unterrichtung der betreuenden Hochschule über die Annahme von Promovierenden.

 

Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind.

 

Die Speicherung der Daten erfolgt in SharePoint, wodurch der eine Datenübermittlung an den Anbieter „Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, One Microsoft Place, Carmanhall and Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland“ erfolgt. Dieser wird als Auftragsverarbeiter für uns tätig. Die Daten werden soweit möglich auf Servern des Anbieters in der EU gespeichert und verarbeitet. Eine Verarbeitung in Amerika oder einem sonstigen Land außerhalb des EWR kann jedoch nicht ausgeschlossen werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland (Microsoft Corporation) statt. Ein angemessenes Schutzniveau ergibt sich aus der Anwendung von Standarddatenschutzklauseln nach Art 46 Abs 2 lit. c und d DSGVO sowie aus einem Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 abs. 1 DSGVO. Microsoft ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Microsoft unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

 

Zur Erfüllung der Verpflichtungen nach dem Hochschulstatistikgesetz werden die in

§ 5 Hochschulstatistikgesetz genannten Daten an das Statistische Landesamt weitergegeben (in

pseudonymisierter Form)

 

Ort und Termin Ihrer mündlichen Prüfung sowie Titel Ihrer Dissertation und Namen der Prüfer werden im Rahmen des Promotionsverfahrens öffentlich bekannt gegeben und diese mündliche Prüfung öffentlich durchgeführt.

 

im Fall einer externen Bewertung Ihrer Promotionsleistungen werden Ihre Daten zu diesem Zweck an externe Gutachterinnen oder Gutachter bzw. externe Prüfungsausschussmitglieder weitergegeben.

 

Speicherdauer:

Wir werden Ihre Daten nur so lange aufbewahren, wie dies für die jeweiligen betreffenden Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten, erforderlich ist. Falls wir Daten für mehrere Zwecke verarbeiten, werden sie automatisch gelöscht oder in einem Format gespeichert, das keine direkten Rückschlüsse auf Ihre Person zulässt, sobald der letzte spezifische Zweck erfüllt worden ist.

 

• Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, die nicht angenommen wurden, werden spätestens zum Ende des Kalenderjahres gelöscht, welches auf das Kalenderjahr folgt, zu dem die Bewerbung erfolgte.

• Daten von Promovierenden werden nach dem Abschluss des Promotionsverfahrens unverzüglich gelöscht. Das Promotionsverfahren gilt erst dann als abgeschlossen, wenn ein Widerruf des Bestehens des Promotionsverfahrens durch den Promotionsverband im Falle eines nachträglichen Feststellens eines Prüfungsbetrugs nicht mehr möglich ist. Von der Löschung ausgenommene Daten vgl. § 15 Abs. 4, Abs. 5 Satzung zur Datenverarbeitung

• Dissertationen inklusive der darauf bezogenen Gutachten, werden für einen Zeitraum von 5 Jahren in der Promovierendenakte aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Promotionsverfahren abgeschlossen wird. Sollte das Dissertationsverfahren anfechtbar sein, endet die Aufbewahrungspflicht nicht vor dem Eintritt der Rechtskraft.

• Prüfungsbezogene, den Einzelfall betreffende Unterlagen, insbesondere Atteste, Anträge, Bescheide, Anerkennungs- oder Widerspruchsverfahren und damit verbundene Korrespondenz werden für einen Zeitraum von 5 Jahren in der Promovierendenakte aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akte geschlossen wird.

• Verwendung zur Abwehr/Prüfung/Vorbringung von Ansprüchen: Daten, die nach unserem Ermessen notwendig sein werden, um Ansprüche abzuwehren oder gegenüber dem Promovierenden vorzubringen können von uns so lange aufbewahrt werden, wie ein entsprechendes Verfahren angestrengt werden könnte.

• Zur Pflege der Verbindung zu den Absolventinnen und Absolventen und zur Durchführung von Evaluationen können folgende Daten für einen Zeitraum von 15 Jahren aufbewahrt werden: Kontaktdaten; Forschungseinheit und Promotionsthema; Art und Datum des Abschlusses und äußere Verlaufsdaten i.S.v. § 5 Abs. 3 LHG.

• Zum Zwecke der Validierung der seitens des Promotionsverbands ausgestellten Zeugnisse sowie um das Ansehen des Promotionsverbands zu verteidigen werden folgende Daten können folgende Daten für einen Zeitraum von 50 Jahren, beginnend mit dem Wirksamwerden des Ausscheidens aus dem Promotionsverband, aufbewahrt werden: Familienname, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Anschrift; Ergebnis und Datum der Promotion mit Gesamtnote und den die Gesamtnote tragenden Einzelnoten; Datum und Zeitraum der Mitgliedschaft im Promotionsverband mit Grund des Ausscheidens.

 

Folgen bei Nichterteilung:

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Promotionsverfahrens erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, das Promotionsverfahren zu eröffnen. Falls Sie in diesen Fällen die Verarbeitung Ihrer Daten ablehnen, kann dies dazu führen, dass die Durchführung des Promotionsverfahrens nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Die Angabe optionaler Daten erfolgt freiwillig.

Automatisierte Entscheidungsfindung:

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

 

Ihre Betroffenenrechte

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und sonstiger Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz wenden Sie sich bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten. Als Betroffener i.S.d. DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie können von uns jederzeit Informationen über Ihre Daten, die wir über Sie halten, verlangen. Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben. Sie können von uns eine kostenlose Kopie Ihrer Daten erhalten. Sollten Sie Interesse an weiteren Kopien haben, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen die weiteren Kopien in Rechnung zu stellen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können von uns die Berichtigung Ihrer Daten fordern. Wir werden angemessene Maßnahmen unternehmen, um Ihre Daten, die wir über Sie halten und laufend verarbeiten, richtig, vollständig und aktuell zu halten, basierend auf den aktuellsten uns zur Verfügung stehenden Informationen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies kann gemäß Art. 17 DSGVO etwa dann der Fall sein, wenn:

• die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;

• Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;

• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder Sie gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen;

• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;

• die Verarbeitung nicht notwendig ist, um die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, die von uns die Verarbeitung Ihrer Daten erfordert, sicherzustellen; insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen; um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, falls:

• Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;

• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;

• wir Ihre Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;

• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre überwiegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Auf Ihren Antrag hin werden wir Ihre Daten – soweit dies technisch möglich ist – an einen anderen Verantwortlichen übertragen. Dieses Recht steht Ihnen allerdings nur zu, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder erforderlich ist, um einen Vertrag durchzuführen. Anstatt eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten, können Sie uns auch bitten, dass wir die Daten direkt an einen anderen, von Ihnen konkretisierten Verantwortlichen übermitteln.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten. Letzteres gilt nicht, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen überwiegen oder wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten

Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Auskunftsbeschränkung bei der Erfüllung von Betroffenenrechten

In bestimmten Situationen können wir Ihnen aufgrund gesetzlicher Vorgaben möglicherweise keine Auskunft über sämtliche Ihrer Daten erteilen. Falls wir Ihren Auskunftsantrag in einem solchen Fall ablehnen müssen, werden wir Sie zugleich über die Gründe der Ablehnung informieren.

 

Zuständige Aufsichtsbehörde

Der Promotionsverband nimmt Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

 

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Postfach 10 29 32

70025 Stuttgart

Telefon: 07 11/61 55 41-0

Telefax: 07 11/61 55 41-15