Datenschutzhinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die im Folgenden dargestellten Datenverarbeitungen ist der
Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg
Hospitalstraße 8
70174 Stuttgart
Tel. 0711-995281-77
E-Mail: info(at)promotionsverband-bw.de

Rechtsform: Körperschaft des öffentlichen Rechts
Vertreten durch den Vorstand

Den Datenschutzbeauftragten des Promotionsverbands erreichen Sie unter der Mail-Adresse:

datenschutz(at)promotionsverband-bw.de

Datenverarbeitung im Rahmen des Webseitenbesuchs

Bei Aufruf einer Webseite übermittelt Ihr Browser an den Webserver regelmäßig Daten Ihres abrufenden Geräts, wie zum Beispiel die IP-Adresse, an die die Webseite gesendet werden soll.

Im Einzelnen wird über jeden Abruf folgender Datensatz erhoben und in den Logfiles unseres Systems gespeichert:

IP-Adresse
Name der abgerufenen URL
Datum und Uhrzeit des Abrufs
übertragene Datenmenge
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
Browsertyp und –version
Betriebssystem

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten zur Bereitstellung der Webseite ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 2 LHG. Die Bereitstellung der Informationen auf unserer Webseite dient der Unterrichtung der Öffentlichkeit über die Vorgänge in unserem Haus sowie der Beratung und Begleitung der Studierenden und anderer interessierter Personen über Inhalte, Aufbau und Anforderungen eines Studiums. Die Verarbeitung von Logfiles beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und ist für die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit der Webseite erforderlich.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Logfiles zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit werden nach 14 Tagen gelöscht.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

All-Inkl

Anbieter ist die ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf (nachfolgend All-Inkl). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von All-Inkl: https://all-inkl.com/datenschutzinformationen/.

Die Verwendung von All-Inkl erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TTDSG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. E oder f DSGVO erfolgt, haben sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.#

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg (Promotionsverband BW)
Hospitalstraße 8
70174 Stuttgart
Telefon: 0711-995281-77
E-Mail: info(at)promotionsverband-bw.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Verwendung von Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Cookies können von uns (First-Party-Cookies) oder von Drittunternehmen stammen (sog. Third-Party-Cookies). Third-Party-Cookies ermöglichen die Einbindung bestimmter Dienstleistungen von Drittunternehmen innerhalb von Webseiten (z. B. Cookies zur Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen).

Cookies haben verschiedene Funktionen. Zahlreiche Cookies sind technisch notwendig, da bestimmte Webseitenfunktionen ohne diese nicht funktionieren würden (z. B. die Warenkorbfunktion oder die Anzeige von Videos). Andere Cookies können zur Auswertung des Nutzerverhaltens oder zu Werbezwecken verwendet werden.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z. B. für die Warenkorbfunktion) oder zur Optimierung der Website (z. B. Cookies zur Messung des Webpublikums) erforderlich sind (notwendige Cookies), werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von notwendigen Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies und vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Welche Cookies und Dienste auf dieser Website eingesetzt werden, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Weitere Datenverarbeitungen

Nachfolgend finden Sie Informationen zu weiteren Datenverarbeitungen, neben der rein informatorischen Nutzung unserer Webseite.

Registrierung für Newsletter

Sie haben die Möglichkeit, sich für den Empfang von Newslettern zu registrieren. Die Registrierung erfolgt Zweistufig. Nachdem uns eine E-Mail-Adresse übermittelt wurde, wird an diese Adresse zunächst ein Bestätigungslink versendet. Erst wenn dieser Link angeklickt wurde, ist die Registrierung für den Newsletter abgeschlossen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die bei der Registrierung verarbeiteten Daten ergeben sich aus dem jeweiligen Formular (z.B. E-Mail oder Name). Aus Gründen der Nachweisbarkeit werden Zeitpunkt der Anmeldung/ Bestätigung sowie die IP-Adresse bei der Anmeldung gespeichert. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die Nachweisbarkeit von Anmeldungen. Sie können sich jederzeit aus dem Newsletter austragen. Für den Versand von Newslettern setzen wir teilweise Auftragsverarbeiter ein.

Nutzung Google reCAPTCHA

Wir verwenden den Google-Dienst reCaptcha, um festzustellen, ob ein Mensch oder ein Computer eine bestimmte Eingabe in unserem Kontakt- oder Newsletter-Formular macht. Google prüft anhand folgender Daten, ob Sie ein Mensch oder ein Computer sind: IP-Adresse des verwendeten Endgeräts, die Webseite, die Sie bei uns besuchen und auf der das Captcha eingebunden ist, das Datum und die Dauer des Besuchs, die Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystem-Typs, Google-Account, wenn Sie bei Google eingeloggt sind, Mausbewegungen auf den reCaptcha-Flächen sowie Aufgaben, bei denen Sie Bilder identifizieren müssen. Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung. Es besteht ein berechtigtes Interesse auf unserer Seite an dieser Datenverarbeitung, die Sicherheit unserer Webseite zu gewährleisten und uns vor automatisierten Eingaben (Angriffen) zu schützen.

Anmeldung zu Veranstaltungen

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung des Promotionsverbands anmelden, verarbeiten wir Ihre Daten zur Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung. Die Daten, welche in diesem Fall an uns übermittelt und bei uns gespeichert werden, ergeben sich jeweils aus dem Kontakt-/ Anmeldeformular (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion). Zudem werden im Zeitpunkt des Absendens der Nachricht an uns folgende Daten gespeichert:

Datum und Uhrzeit der Anmeldung

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs ggf. Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ können Anmeldungen über bereitgestellte E-Mail-Adressen möglich sein. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Rechtgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Anmeldedaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 2 LHG. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden bzw. während des Absendevorgangs des Anmeldeformulars, ist neben der Einwilligung auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern die Verarbeitung der Daten für die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit erforderlich ist. Darin liegt auch das berechtigte Interesse des Verbands an der Datenverarbeitung.

Ihre Daten werden nach Eingang Ihrer Anmeldung von den Organisatoren der Veranstaltung innerhalb des Verbands verarbeitet. Zur Anmeldung bei Veranstaltungen nutzen wir teilweise Dienstleister. Mit diesen Dienstleistern haben wir Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung oder Vertraulichkeitsverpflichtungen geschlossen.

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Eine Speicherung nach Abschluss der Veranstaltung ist nicht vorgesehen.

Durchführung von Gremienwahlen

Datenkategorien

Personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, Namenszusätze, hochschulspezifische E-Mail-Adresse.

Hochschulbezogene Daten: Hochschulzugehörigkeit

Daten, die für die Durchführung der Wahlen notwendig sind: Listenbezeichnung der Bewerber*innen-Liste, Zugehörigkeit zur Bewerber*innen-Liste, Zugehörigkeit zur Unterzeichner*innen-Liste, Zugehörigkeit im Verzeichnis der Wahlberechtigten, Bekanntmachung der Wahlvorschläge, Erstellung der Stimmzettel, Ermittlung des Wahlergebnisses, Bekanntgabe des Wahlergebnisses, Benachrichtigung der Gewählten.

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Matrikelnummer), Kontaktdaten (z. B. die hochschulspezifische E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Dienst-, Arbeits- oder Immatrikulationsverhältnis (z. B. Fakultätszugehörigkeit, Studiengang, Bewerber*innenliste, Unterstützer*innenliste).

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen der Mitgliedschaft des Promotionszentrums erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten erhalten haben.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze und Vorschriften (z. B. Landeshochschulgesetz, Verfahrenssatzung des Verbands) zur Durchführung der Gremienwahlen mit Ihnen.

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Durchführung der Gremienwahlen und der Dokumentation von Gremienmitgliedschaften. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e), Abs. 3 DS-GVO
i. V. m. § 4 LDSG, § 9 LHG.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Verband erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DS-GVO.

Wir verarbeiten Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e), Abs. 3 DS-GVO, sofern die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten

Im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft im Promotionszentrum müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung der Gremienwahlen und der Erfüllung der damit verbundenen gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, die Gremienwahlen durchzuführen.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DS-GVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Empfänger der Daten innerhalb der EU

Innerhalb des Verbands erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Wahlgremien, Wahldienstleister) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen.

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister*innen.

Sollten die weiteren Empfänger*innen eine Auftragsverarbeitung durchführen, werden mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen.

Datenübermittlung an POLYAS zur Durchführung der Online-Wahl

Für die Teilnahme an der elektronischen Wahl (Online-Wahl) werden Daten an den Dienstleister POLYAS (POLYAS GmbH, www.polyas.de, Marie-Calm-Sr. 1-5, 34131 Kassel, https://www.polyas.de/datenschutz) übermittelt. Hierbei handelt es sich um die Daten der Stimmzettel (Listenname, Name, Vorname, ggf. akademische Grade/Titel der Bewerberinnen und Bewerber, Hochschulzugehörigkeit). Der Verband hat hierzu mit der Firma POLYAS einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Hierin sind die notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen festgelegt. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt nicht.

Als Wahlberechtigter erhalten Sie nach Anmeldung mit Ihrer E-Mail Adresse und einem von der Polyas einmalig erstellten Passwort Zugang zum Online-Wahlsystem von „POLYAS“.

Die Speicherung Ihrer abgegebenen Stimmen erfolgt ausschließlich anonymisiert und ohne Möglichkeit, die Reihenfolge des Stimmeingangs nachzuvollziehen. Während der Stimmeingabe kommt es durch das Wahlsystem POLYAS zu keiner Speicherung Ihrer Stimmen auf dem von Ihnen verwendeten Endgerät. Unbemerkte Veränderungen der Stimmeingabe durch Dritte sind ausgeschlossen. Die Speicherung Ihrer Stimmen in der elektronischen Wahlurne erfolgt nach einem nicht nachvollziehbaren Zufallsprinzip.

Welche Daten von den Wahlberechtigten werden von POLYAS bei der Wahl verarbeitet?

Host- und Nutzungsinformationen bei POLYAS: IP-Adresse (jedoch nicht im Wahlsystem, sondern im vorgelagerten Webserver, welcher die Anmeldeadresse an den Browser des Wahlberechtigten zurückgibt). Bei der Durchführung der Wahlen mit dem Online-Wahlsystem von POLYAS werden insbesondere folgende anonymisierte Datenarten (ohne Möglichkeit eines Rückschlusses auf bestimmte Personen) verarbeitet: Wählerverzeichnis, Erzeugung einmal-gültiger Passwörter zum Wahlsystem (Token), anonyme Wählerstimme, Wählergruppenzugehörigkeit, Gesamtwahlergebnis. POLYAS erhält keine weiteren personenbezogenen Daten der Wahlberechtigten / Wähler/innen vom Verband.

Die Wahlleitung erhält das Wahlergebnis (ausgezählte Stimmen je Bewerberin bzw. je Bewerber vom Provider des Online-Wahlsystems (POLYAS).

Empfänger der Daten außerhalb des EWR

Eine Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nicht,

Sollten wir personenbezogene Daten zu einem späteren Zeitpunkt außerhalb des EWR übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

Speicherfristen

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung der Wahlkampagne werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. In der Regel sind die Wahlunterlagen nach Ablauf von drei Monaten nach Abschluss der Wahlprüfung, spätestens aber nach rechtskräftiger Entscheidung über die Anfechtung der Wahl, datenschutzkonform zu vernichten. Abweichend von Satz 1 sind die Bekanntmachung des Wahlergebnisses und die Wahlniederschrift ohne Anlagen bis zum Abschluss der darauffolgenden Wahlen aufzubewahren.

Die Speicherdauer ergibt sich regelmäßig durch gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

Bewerbungen auf Stellen des Promotionsverbands

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung beim Promotionsverband Baden-Württemberg. Uns ist bewusst, dass Sie uns mit Ihren Bewerbungsunterlagen teilweise sehr persönliche Informationen anvertrauen. Aus diesem Grund ist uns Transparenz sehr wichtig. Im Folgenden möchten wir Ihnen in nachvollziehbarer Weise darlegen, welche Daten wir von Ihnen auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten, wer Zugriff auf die Daten erhält und wie lange die Daten bei uns gespeichert werden.

A) VERANTWORTLICHER UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Promotionsverband Baden-Württemberg.

Anschrift:

Promotionsverband Baden-Württemberg

Hospitalstraße 8

70174 Stuttgart

B) ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir ausschließlich die Daten, welche Sie uns zusenden oder uns auf andere Weise bekanntgeben. Teilweise kontaktieren wir Sie telefonisch sofern hinsichtlich Ihrer Bewerbung noch Rückfragen bestehen. Sofern Sie dies nicht wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir werden Sie in diesem Fall auf andere Weise kontaktieren und einen Anruf durch Sie veranlassen.

Während des Bewerbungsverfahrens werden personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in der Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen (z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse).

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann es zudem dazu kommen, dass Ihre Unterlagen ausgedruckt werden. In Papierform eingereichte Unterlagen werden von uns digitalisiert.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich, um beurteilen zu können, ob Sie die erforderliche Eignung und Befähigung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, mitbringen und um Sie kontaktieren zu können, sofern bezüglich Ihrer Bewerbung Rückfragen bestehen sollten oder um Sie über den Fortlauf des Bewerberverfahrens zu informieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten im Auswahlverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO, § 15 LDSG i.V.m. §§ 83 – 85 LBG.

Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft, enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung aufgrund unserer gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und dem damit verbundenen Schutz Ihrer Grundrechte zusätzlich auch auf Artikel 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie unter E.

C) EMPFÄNGER

Ihre Daten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung durch den Promotionsverband Baden-Württemberg sowie durch die/den für die jeweils zu besetzende Stelle fachlich Verantwortliche(n) gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden an die jeweiligen in den Stellenbesetzungsprozess involvierten MitarbeiterInnen im Haus weitergegeben.

D) SPEICHERDAUER

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für den Fall, dass es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis, Praktikum oder einem sonstigen Dienstverhältnis kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage.

Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall sechs Monate nach dem Zugang der Ablehnung gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Dies gilt auch für die in Papierform vorliegenden Bewerberdaten. In den Bewerbungsprozess involvierte MitarbeiterInnen und Stellen im Haus werden von uns explizit darauf hingewiesen, dass die von ihnen ggf. angefertigten Ausdrucke und Notizen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens datenschutzkonform vernichtet werden müssen.

E) IHRE RECHTE

Ihre Betroffenenrechte finden Sie im Abschnitt Betroffenenrechte.

F) HINWEISE

Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe der freien Stelle zur Folge haben.

Für den Fall, dass Sie einer Verarbeitung Ihrer Daten in der von uns eingesetzten Bewerbungsmanagementsoftware widersprechen, können wir Ihre Bewerbung leider regelmäßig nicht berücksichtigen. Etwas anderes kann für den Fall gelten, dass Sie Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, und aufgrund derer Ihnen die Digitalisierung und Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen in der von uns genutzten Bewerbungsmanagementsoftware nicht zugemutet werden kann.

Die Auswahl geeigneter Kandidaten erfolgt nicht automatisiert oder unter Verwendung eines automatisierten Bewertungssystems („Profiling“) im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Betroffenenrechte

Das Datenschutzrecht räumt Ihnen folgende Rechte ein:

das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO aufgrund einer besonderer Situation der betroffenen Person,
sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 51 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 LDSG BW)

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

zu wenden (Art. 77 DSGVO).

Information zum Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e („Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich“, d.h. Lehre, Studium, Forschung, Weiterbildung) oder f („Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten“) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir werden, daraufhin Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihren Widerspruch senden Sie bitte formfrei an die Verantwortliche.

Haben Sie Fragen zur Erhebung, Nutzung oder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten? Wollen Sie von Ihrem Auskunftsrecht oder Ihrem Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer Daten Gebrauch machen? Oder möchten Sie der Nutzung Ihrer Daten widersprechen bzw. eine bereits erteilte Einwilligung widerrufen?

Dann wenden Sie sich bitte unter oben angegeben Kontaktdaten (z.B. info@promotionsverband-bw) an den Promotionsverband Baden-Württemberg.

Datenschutzhinweise

Weitere Datenverarbeitungen

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